二维码数字档案管理系统

传统档案管理现存问题

档案数量众多，难以实现快速检索所需档案；电子档案归档方法的不恰当，直接危及档案信息资源的有效收集；无从得知档案专管人员对卷案做过哪些操作，权责划分不明晰；对于归档的纸质档案卷宗，经长年累月字迹磨损，无法辨别档案内容；文件结案移送归档时，常有文本与附件不完整，无法追查归入；没有有效流程机制检测档案的处理手续是否完备；档案收发、借阅记录有误，难以达到准确审计；档案类目设置原则不明，案件未能归入有效目录，造成内部混乱；没有专业编号机制，随机编号导致重号漏号等不便翻阅。

档案管理核心功能 

基于二维码技术的档案信息管理系统构架

基于二维码的档案信息管理系统由二维码系统、档案管理信息系统以及数据库三部分组成。

１．二维码系统。

二维码系统主要具有二维码的生成、二维码的识别、二维码用户的登录以及二维码信息的请求反馈等功能。

（１）二维码识别子系统。

二维码识别技术能识别打印在纸上的二维码以及诸如手机、ＰＡＤ、电脑等电子屏幕上的二维码。通过一些技术处理还能通过网页来识别二维码，这样如果档案用户拥有个人名片二维码，那么就可以直接使用名片二维码来登录档案馆网页进一步查询信息并自动注册为档案馆用户。

（２）二维码生成子系统。

二维码生成子系统负责把档案信息、用户信息、档案馆服务人员信息等生成二维码，在二维码生成后，可以把二维码打印出来或者通过邮件、彩印等电子通讯手段发送。

二维码信息容量大，所以在着录档案信息时可以全面深入地录入档案的相关信息，这样可以提高档案检索的准确率，并且二维码的编码范围广，可以把指纹、签字、图片等生成二维码，在档案管理的过程中可以明确负责人的责任以及保证档案利用过程中档案的安全等。

（３）二维码登录子系统

二维码登录子系统具有登录档案馆网站和登录档案馆档案信息管理系统两个主要功能，为了能为用户提供持续的个性化的档案服务，档案馆需要记录和跟踪档案用户的查询记录，以发现档案用户的查询习惯和喜好，通过传统的注册获得账号再登录的方式显得繁琐而且用户还有记录账号和密码的负担，用户个人信息生成二维码后，用户可以直接使用二维码登录，既卸去了记录账号密码的负担又可以方便地成为档案馆注册用户，档案馆也可以方便地记录档案用户的个人信息，从而提高对用户提供持续服务的能力。

（４）信息请求反馈子系统

二维码系统作为信息的入口和出口，需要把识读的信息输入档案信息管理系统和从档案信息管理系统获得信息来生成二维码，因此信息请求和反馈子系统必不可少。

２．档案信息管理系统。

（１）查询子系统

查询子系统兼具二维码直接查询和普通查询系统的输入检索词查询，档案信息以二维码的方式存在就可以使用二维码方式直接查询，以这种方式查询档案信息更加快速准确。

（２）用户信息记录子系统

用户无论是在档案馆网站还是到档案馆查询档案信息，需要提供个人信息。

如果用户拥有个人信息二维码，档案馆就可以直接识读二维码获得用户个人信息并且保存到用户信息记录系统里面，用户没有个人信息二维码，也只需要输入个人信息，档案馆会把用户个人信息生成二维码，并把二维码通过邮件、彩信等发送给用户，用户以后就可以把此二维码作为身份凭证登录档案馆网站或者到档案馆查询档案信息，当然此二维码需要加密，以防止用户信息被随便解码识别和伪造。

（３）储位信息管理子系统

负责为入馆的档案分配储位，记录档案储位信息，引导档案馆管理人员快速找到档案。可以使档案摆放次序规范化，档案实体调阅查询自动化、智能化。

（４）借阅信息管理子系统

提供二维码档案信息管理系统的主要功能，负责记录借阅信息，包括用户个人信息、档案馆借阅办理人员信息、借阅的档案信息，所记录的信息不能修改，以保证借阅记录的原始性。积累的借阅记录还可以进一步地挖掘使用，如挖掘用户查询喜好、潜在需求以及提供更精确的借阅服务统计。